Urząd Miejski w Tyszowcach

Referat Organizacyjny i Promocji

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego i Promocji należy w szczególności:

1. w zakresie obsługi sekretariatu i archiwum zakładowego:

1. prowadzenie Sekretariatu Urzędu;

2. obsługa biurowa i sekretarska Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;

3. obsługa Urzędu w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej za pośrednictwem poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej (adres ogólny Urzędu), Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz e-Doręczeń;

4. sprawowanie obsługi biurowej Urzędu, w tym zaopatrzenia Urzędu w materiały biurowe;

5. organizowanie kontaktów Burmistrza z mieszkańcami, organizacjami politycznymi społecznymi, samorządami oraz innymi instytucjami i osobami;

6. prowadzenie obsługi przyjęć interesantów przez Burmistrza;

7. zamawianie pieczęci urzędowych i pieczątek dla Urzędu, prowadzenie ich ewidencji,

8. prowadzenie rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych;

9. przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych referatów;

10. prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza, innych niż wymienione w pkt 2 lit. h;

11. wywieszanie pism, wyroków i obwieszczeń,

12. prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych (koordynator czynności kancelaryjnych).

2. w zakresie spraw kadrowych i organizacyjnych:

1. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

2. przechowywanie akt osobowych przyjętych ze likwidowanych zakładów pracy oraz wydawanie dokumentów związanych z zatrudnieniem w tych zakładach;

3. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych;

4. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy;

5. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, listy obecności;

6. pozyskiwanie pracowników do prac interwencyjnych, robót publicznych i społeczno–użytecznych oraz stażystów;

7. organizowanie stażów i praktyk zawodowych, nadzór nad stażystami i praktykantami;

8. prowadzenie rejestru upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Burmistrza jako organu Gminy;

9. prowadzenie rejestru skarg i wniosków;

10. prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli państwowych, administracji rządowej w ramach zadań zleconych i powierzonych oraz inne organy zewnętrzne, rejestru kontroli wewnętrznych oraz kontroli przeprowadzanych w jednostkach podległych;

11. prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zwrotów pracownikom kosztów zakupu okularów korekcyjnych;

12. prowadzenie spraw związanych z poświadczaniem własnoręczności podpisu.

3. w zakresie informatyki:

1. informatyzacja Urzędu;

2. zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemów teleinformatycznych, baz danych i innych zasobów informatycznych;

3. zarządzanie, utrzymywanie i ochrona sprzętu komputerowego, serwerów, oprogramowania, łączności teleinformatycznej, dostępu do sieci transmisji danych, usług sieciowych oraz systemów zintegrowanych dla referatów;

4. prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania komputerowego;

5. przestrzeganie prawa autorskiego przy używaniu oprogramowania informatycznego wUrzędzie;

6. zabezpieczenie danych w systemach informatycznych i zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, w tym m.in.:

- nadzorowanie przestrzegania zasady „czystego ekranu”;

- zarządzanie kontami i uprawnieniami użytkowników;

- realizowanie zadań związanych z polityką antywirusową;

1. elektroniczna obsługa sesji Rady w zakresie transmisji od strony technicznej;

2. administrowanie stroną internetową Gminy oraz Biuletynem Informacji Publicznej;

3. realizowanie zadań związanych z bezpiecznym podpisem elektronicznym;

4. obsługa informatyczna wyborów w Urzędzie oraz przygotowanie informatyczne obwodów głosowania.

4. w zakresie obsługi Rady Miejskiej w Tyszowcach:

1. obsługa organizacyjna i kancelaryjno – techniczna sesji Rady i posiedzeń komisji, wtym:

2. zapewnienie terminowego przygotowania przez komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne materiałów na sesje Rady i posiedzenia komisji,

3. organizacja sesji Rady oraz posiedzeń komisji (opracowywanie informacji o terminach, miejscu i tematyce obrad sesji i posiedzeń komisji oraz przekazywanie ich radnym i mieszkańcom, dostarczenie materiałów sesyjnych),

4. elektroniczna obsługa sesji Rady w systemie głosowania oraz transkrypcja sesji,

5. protokołowanie posiedzeń sesji Rady i komisji oraz sporządzanie dokumentacji z ich ustaleń;

6. prowadzenie rejestrów i zbiorów uchwał, opinii i wniosków Rady oraz zarządzeń Burmistrza;

7. prowadzenie rejestrów i zbiorów interpelacji i zapytań oraz udzielonych odpowiedzi;

8. przekazywanie imiennych wykazów głosowania, zgłoszonych interpelacji i zapytań, udzielonych odpowiedzi, zawiadomień, uchwał do ogłoszenia w BIP, na stronach internetowych Urzędu i tablicy ogłoszeń Urzędu;

9. przedkładanie aktów prawnych organom nadzoru i do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego;

10. sporządzanie list diet radnych i list obecności;

11. sporządzanie bieżących i okresowych informacji o pracach Rady, komisji oraz sporządzenie niezbędnej sprawozdawczości z działalności Rady;

12. organizowanie szkoleń radnych;

13. prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;

14. elektroniczna obsługa sesji Rady w zakresie transmisji;

15. tworzenie i aktualizacja we współpracy z innymi stanowiskami pracy urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletyn Informacji Publicznej.

5. zakresie obsługi jednostek pomocniczych:

1. prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, podziałem i znoszeniem jednostek pomocniczych;

2. prowadzenie ewidencji jednostek pomocniczych gminy, aktualizacja statutów sołectw;

3. współpraca z organami sołectw;

4. organizowanie i wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem wyborów sołtysów i rad sołeckich;

6. w zakresie przeprowadzania wyborów powszechnych - organizowanie i wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów (prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych, do Parlamentu Europejskiego), referendów i spisów,

7. w zakresie oświaty:

1. realizowanie zadań związanych z zakładaniem, prowadzeniem i likwidacją publicznych szkół podstawowych i przedszkoli;

2. badanie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli w zakresie zgodności zprawem oświatowym i przedkładanie ich do zatwierdzenia Burmistrzowi;

3. przygotowanie projektu planu sieci publicznych szkół i granic obwodów szkolnych oraz sieci przedszkoli i oddziałów przedszkolnych;

4. prowadzenie nadzoru nad działalnością szkół i przedszkoli w zakresie spraw administracyjnych;

5. prowadzenie spraw związanych z organizacją dowozu uczniów do szkół, w tym uczniów niepełnosprawnych;

6. prowadzenie spraw związanych z powierzaniem stanowiska dyrektora szkoły lub przedszkola, opiniowaniem powierzenia stanowiska wicedyrektora lub innego stanowiska kierowniczego;

7. prowadzenie spraw związanych z oceną pracy dyrektora szkoły lub przedszkola,

8. prowadzenie zadań z zakresu „Systemu Informacji Oświatowej”;

9. przygotowanie i przeprowadzenie egzaminów na stopień nauczyciela mianowanego;

10. prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem spełniania obowiązku nauki przez dzieci zamieszkałe na terenie Gminy;

11. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zezwoleń na założenie szkoły publicznej lub przedszkola przez osobę prawną lub fizyczną;

12. prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych;

13. prowadzenie spraw związanych z ustalaniem wysokości opłat za świadczenia dodatkowe udzielanie przez przedszkola oraz z ustalaniem warunków korzystania ze stołówek szkolnych;

14. prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników;

15. współdziałanie z organem sprawującym nadzór pedagogiczny oraz innymi organami i instytucjami w zakresie spraw oświatowych;

8. wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3,

9. w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi - współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań pożytku publicznego,

10. w zakresie sportu, kultury i turystyki:

1. prowadzenie rejestru instytucji kultury,

2. opiniowanie regulaminów organizacyjnych instytucji kultury;

3. współpraca z Samorządowym Centrum Kultury w Tyszowcach w zakresie podejmowanych działań i inicjatyw kulturalnych;

4. tworzenie warunków prawno-organizacyjnych dla rozwoju kultury fizycznej i rekreacji ruchowej;

5. inicjowanie działań na rzecz racjonalnego wykorzystania bazy sportowej i kulturalnej;

6. koordynowanie imprez sportowych i kulturalnych;

7. upowszechnianie kultury fizycznej, sportu i turystyki, współpraca z organizacjami pozarządowymi w organizowaniu imprez sportowo-rekreacyjnych na terenie gminy;

8. prowadzenie spraw związanych z wpisem obiektu nie będącego obiektem hotelarskim do ewidencji innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie na terenie Gminy;

9. realizacja zadań z zakresu rozwoju turystyki lokalnej.

11. w zakresie promocji Gminy:

1. inicjowanie i prowadzenie działań związanych z rozpowszechnianiem, propagowaniem i reklamowaniem walorów gminy;

2. współpraca z jednostkami, instytucjami kultury, środowiskami twórczymi, kołami gospodyń wiejskich przy organizacji imprez i zadań upowszechniających kulturę, sport i rekreację;

3. przygotowywanie materiałów (artykułów i zdjęć) do publikacji, a także nadzór nad ich kolportażem;

4. prowadzenie strony internetowej Urzędu oraz oficjalnych portali Gminy w mediach społecznościowych;

5. wykonywanie zadań związanych z kreowaniem pozytywnego wizerunku gminy, używaniem herbu i udostępnianiem go innym podmiotom do wykorzystania, prowadzenie spraw związanych z nadawaniem okolicznościowych odznaczeń gminy;

6. współorganizacja we współpracy z Samorządowym Centrum Kultury w Tyszowcach ikomórkami Urzędu obchodów, świąt i rocznic, imprez własnych itp.;

7. przygotowywanie materiałów okolicznościowych (dyplomy, zaproszenia itp.);

8. realizacja działań związanych z organizacją na terenie gminy imprez pod patronatem Burmistrza Tyszowiec;

9. wykonywanie zadań związanych z obsługą delegacji krajowych i zagranicznych;

10. koordynowanie działalności Kół Gospodyń Wiejskich działających na terenie gminy Tyszowce;

11. prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych na działania obywatelskie (w szczególności ukierunkowanych na rozwój zasobów ludzkich i integrację społeczną) z różnych źródeł (tzw. projekty miękkie).

12. W zakresie ochrony danych osobowych:

1. współdziałanie z inspektorem ochrony danych osobowych;

2. wdrożenie i aktualizacja Polityki Ochrony Danych Osobowych oraz innej wymaganej dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych we współpracy z IOD;

3. prowadzenie ewidencji upoważnień Burmistrza do przetwarzania danych osobowych.

 

Zastępca Burmistrza

Kierownik Referatu, stanowisko ds. promocji i rozwoju gminy
Stanowisko ds. kadrowych i samorządowych
Stanowisko ds. oświaty
Stanowisko ds. informatyki
Pomoc administracyjna ds. organizacji i obsługi sekretariatu